Una cosa alla volta. Una cosa alla volta…..Questo è il mio nuovo mantra!
Ma come si fa allora a organizzare la propria giornata avendo tante cose da fare?
Ecco io cambierò anche mentalità ma…. la lista (lunghissima) delle cose da fare mica è cambiata!!
Tra impegni lavorativi, personali, organizzativi, familiari….qua il mondo mica si ferma per me!!
Allora ecco come mi sono organizzata io, da diverso tempo a questa parte e vi propongo 2 metodi, che abbinati, per me sono stati davvero la svolta!
Oggi guardo la mia giornata in modo più lucido e sereno, porto avanti le attività sia quelle difficili (che prima rimandavo), sia quelle lunghe (per cui prima non avevo mai tempo) sia quelle importanti…che però non essendo urgenti spesso trascuravo!!
Ecco non sarò diventata la regina della gestione del tempo ma posso dire di aver regolarizzato il mio modo di lavorare e di vivere e di gestirmi la giornata, e la settimana in modo più armonico….sì ecco…con meno stress! Cioè porto avanti le attività sui vari piani, sì contemplo anche gli imprevisti…. E vado a dormire la sera senza più avere quella sensazione antipatica di “non aver concluso niente”, o di aver fatto 10mila cose ma …”mai abbastanza”!!
Cosa faccio in concreto? Applico 2 tecniche, una per la mente e una per il corpo:
- 3 cose al giorno
- visualizzazione serale
…ma vediamole una alla volta!
E per chi anziché leggere preferisce vedersi il video… lo trovate qui.
1. 3 cose al giorno
Come funziona?
Ogni giorno l’obbligo di scegliere 3 attività, 3 cose cioè che so di DOVER fare qualunque cosa accada!
Sono 3 perché hanno 3 valori diversi, 3 qualità diverse e prendendo spunto da un libro (Eat the Frog di B.Tracy) sono:
- il rospo: l’attività che non ci piace! Quella cosa che magari non è neanche difficile ma che tenderemo a rimandarla perché ci pesa, in quanto proprio….non ci piace! Per es.: fare una telefonata difficile, scrivere una mail complicata, andare da una collega a risolvere una questione spinosa, affrontare un problema familiare parlando con il partner…
- la lunga: questa attività è quella che invece non ha un valore sentimentale (mi piace/non mi piace) ma che semplicemente è … lunga! Cioè all’interno della giornata magari impegna un lasso di tempo lungo come una o due ore. Per es.: scrivere una lunga relazione, fare un analisi di alcuni documenti, andare a fare un incontro con un cliente, andare ad un incontro….
- la migliora risultati: qui invece scelgo quel compito che non ha urgenza, non è significativa per oggi o domani ma è importante a medio-lungo termine perché migliora i miei risultati. Per es.: andare in palestra, studiare qualcosa, partecipare ad un corso, dedicare 2 ore ai miei figli…
Le regole di questa tecnica delle “3 cose al giorno” sono poche ma preziose:
- Ciascuna attività ha lo stesso peso: andare in palestra vale tanto quanto scrivere la mail al capo o partecipare ad un incontro in ufficio
- Il rospo va fatto per primo! Questo perché una volta che ci siamo tolti la cosa che mentalmente era più faticosa sentiremo in noi un aumento di energia e motivazione proprio perché: il peggio è passato e magari …sono solo le 10 del mattino!
- Ciascuna attività va quantificata nel tempo: per cui so che la rospa (fare la telefonata difficile) mi dura per esempio 10 min, la lunga (scrivere un progetto) mi prenderà 2 ore e la migliora risultati (andare in palestra) prenderà 1.5 ore
- Decidere e pianificare prima quando fare le 3 cose nella giornata: il rospo per prima (per esempio appena arrivo in ufficio, prima ancora di scaricare la posta!), poi le altre due posso scegliere se farle di seguito o se ritagliarmi slot di tempo definiti (scriverò il progetto dalle 11 alle 13 o dalle 15 alle 17, e andrò in palestra dalle 19 alle 20.30)
- Le 3 cose possono essere ogni giorno diverse o magari una è fissa ogni mattina (per esempio se ho un attività “rosposa” che però devo fare per un periodo di tempo prolungato)
- Salvo disastri e calamità naturali….completerò le 3 cose al giorno! E’ il resto che in caso slitterà al giorno dopo ma non queste 3 poiché a mente lucida, prima che scoppi il delirio giornaliero e io mi faccio prendere da (finte) urgenze
In questo modo ogni giorno io ho già quantificato e impegnato parti della giornata, diciamo magari una metà del mio tempo lavorativo e….cosa faccio nelle altre ore?!?!
Mi gestisco tutte le altre cose impreviste che tanto so che immancabilmente arriveranno: richieste urgenti di qualche cliente, improvvise attività che piovono dall’alto…in modo tale che anche gli imprevisti non siano più un problema: mentalmente so di avere spazio!!
Insomma i vantaggi che ho provato sulla mia pelle dopo più di un anno che uso questa tecnica sono:
- Riesco a prevedere e controllare una buona parte della mia giornata, riducendo così lo stress da “perdita di controllo” e da “non concludo mai niente”!!!
- Ho smesso di rimandare e procrastinare quelle attività che non mi piacciono e che prima immancabilmente “dimenticavo”
- Ho smesso di sentirmi in colpa per le cose che non facevo
- Ho ritrovato autostima e fiducia perché portando a termine le cose rospose subito mi sento ogni giorno più efficace e grintosa
- Ho ritrovato lucidità e senso di “potere” sulla gestione del mio tempo e della mia giornata
- Ho ricominciato a prendermi tempo per me stessa (tra le mie attività importanti 2 volte a settimana c’è la lezione di yoga!) portando avanti questo “impegno personale” senza sentirmi più in colpa perché toglievo tempo al lavoro!
- Ho diminuito la percezione dello stress giornaliero perché non mi sento più un criceto sulla ruota che fa tutto quello che gli capita davanti ma sono io…il pilota della mia giornata!
Tornerei indietro? NO! E davvero…ve la suggerisco perché per me è stata una tra le tecniche che più ha avuto impatto nel mio modo di lavorare!
E a proposito della regola sul decidere e pianificare prima le attività arriviamo al secondo suggerimento:
2. Visualizzazione (serale)
Mi trovo molto bene nel pensare la sera prima come sarà la mia giornata successiva ed è diventata una piccola abitudine quotidiana.
Nell’ultima mezz’ora prima di andare a dormire mi sistemo sul divano con l’agenda vicino chiudo gli occhi e faccio tre o quattro respiri profondi e inizio così a rilassarmi. Faccio in modo che i pensieri della giornata appena trascorsa rallentino e inizio a “fantasticare” su come sarà la giornata successiva. Non è una vera meditazione perché appunto…la mia mente rimane presente e cmq “pensante” ma è un modo per rallentare, per centrarmi su chi sono e cosa voglio e per predispormi a “scegliere” cosa fare in modo meno avventato e superficiale!
Respiro, rilasso le spalle, la pancia, il collo, il viso, gli occhi e la fronte e inizio a immaginarmi il giorno successivo…. E taaac la testa fa tutto da solo nel senso che iniziano a comparire flash di impegni, ricordi, immagini, parole scritte in agenda, mail che mi aspettano sul pc e così via.
Aspetto così 4 o 5 minuti che la mente tiri fuori tutto quello che c’è…non devo scegliere subito solo fare in modo che spuntino fuori tutti i pezzetti del puzzle.
Dopo qualche minuto apro gli occhi, continuo a respirare lentamente, apro l’agenda e vado al giorno successivo: solo a questo punto scelgo le 3 cose, tra tutte quelle che sono emerse, che meritano il posto di: Rospo, Lunga, Migliora Risultati.
Da quando faccio così mi trovo davvero bene:
- Vado a letto la sera in pace con il giorno successivo
- Mi sveglio già ben orientata e lucida.
- Tutte le richieste impreviste che arriveranno non mi mandano più in ansia perché dentro di me una sorta di “giudice” superiore ha già scelto cosa fare di importante e quando.
- Per tutto il resto….c’è il tempo che resta.
Io mi trovo molto bene così, nel farlo la sera, ma chiaramente se la sera vi sembra troppo, o siete troppo stanchi, potete anche farlo al mattino prima di cominciare la vostra giornata!
Se vi va…provateci ad applicare anche voi queste 2 tecniche e… fatemi sapere!
La cattiva notizia è che il tempo vola.
La buona è che tu sei il pilota.
